Créer un dossier de réservation direct et éditer un contrat de location

Vous souhaitez bloquer des dates dans votre planning ou éditer un contrat de location pour une réservation qui n’a pas été payée en ligne sur le site clevacances.com ? Il vous suffit de créer un dossier de réservation direct.

IMPORTANT : Pour créer un dossier de réservation, l’hébergement doit être paramétré (onglet Mes Paramètres complété), avoir des tarifs sur la période souhaitée (onglet Mes tarifs) et être disponible sur la période (onglet Mes Disponibilités) :

Se rendre dans l’onglet Mes Réservations

Cliquer sur le bouton Créer une réservation

Remplir les champs relatifs à la réservation (hébergement, dates, tarifs)

Remplir les champs relatifs au(x) client(s)

Cliquer sur le bouton « enregistrer »

Une réservation en contrat directe est une réservation ou un projet avec plusieurs réservations que vous créer en contact direct avec votre client.

Créer un réservation en direct

Cliquez sur le bouton « créer une réservation directe » au dessus de la liste :

Étape 1 : informations sur le séjour

Par défaut, la case « Confirmer la réservation tout de suite après sa création » est cochée.

Cela signifie qu’à la fin de la saisie du dossier, la réservation est automatiquement enregistrée avec le statut Confirmée. Les actions suivantes sont alors réalisées automatiquement :

• génération du contrat de location ;
• génération de la facture ;
• création de l’espace voyageur ;
• blocage des dates sur le calendrier.

Si vous souhaitez finaliser la réservation ultérieurement, vous pouvez décocher cette case.

Dans ce cas, la réservation sera enregistrée avec le statut Brouillon. Tant qu’elle reste dans ce statut :

• les dates ne sont pas bloquées sur le calendrier ;
• aucun contrat ni aucune facture ne sont générés ;
• l’espace voyageur n’est pas créé.

Vous pourrez confirmer la réservation ultérieurement lorsque le dossier sera complet.

Générales

Vous devez choisir l’hébergement à réserver, et les informations essentielles au séjour. Vous pouvez également ajouter des notes, destinées à votre client ou pour votre usage interne.

Montant des loyers
Toutes les informations tarifaires du séjour sont automatiquement calculées à partir de vos configurations, mais vous pouvez les modifier à volonté pour le contrat direct.
Vous pouvez également supprimer ou ajouter des promotions à volonté.

Suppléments
Tous les suppléments que vous avez déjà créé dans votre espace pour cet hébergement et cette période sont listés ici, mais vous pouvez les modifier et en ajouter autant que souhaité.

Taxe de séjour
Après création de votre réservation en contrat direct, vous pourrez également modifier la taxe de séjour appliquée, en vous rendant sur le détail de la réservation.

Ajouter plusieurs réservations dans un projet

Vous pouvez ajouter autant de réservations que vous le souhaitez dans ce panier, pour plusieurs hébergements ou des dates de séjour différentes.

Étape 2 : informations sur le client

La création d’une réservation nécessite la création d’un contact principal, qui sera en contact avec vous et recevra les emails et les documents liés à la réservation.

Contacts supplémentaires
Vous pouvez ajouter des contacts supplémentaires ici, ou dans le détail de la réservation.
Après son séjour, votre client pourra vous demander une attestation de séjour, que vous devrez télécharger depuis le détail de la réservation concernée. Vous pouvez sélectionner les voyageurs à inclure dans l’attestation dans la liste des contacts (contenant le contact principal et les supplémentaires).

Vous pouvez modifier les éléments de votre choix :
– tarifs du contrat
– montant du dépôt de garantie
– date et montant de l’acompte
– date et montant du solde

Étape 3 : Finaliser la réservation

Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, une fenêtre de confirmation s’affiche.

• Si vous cliquez sur Confirmer, et que l’option « Confirmer la réservation tout de suite après sa création » est cochée, la réservation est enregistrée avec le statut Confirmée. Le contrat, la facture et l’espace voyageur sont générés, et les dates sont bloquées sur le calendrier.
• Si vous cliquez sur Annuler, la réservation est enregistrée avec le statut Brouillon. Les dates restent disponibles sur le calendrier et aucun contrat, aucune facture ni aucun espace voyageur ne sont créés. Vous pourrez confirmer la réservation ultérieurement lorsque le dossier sera complet.

Si l’option « Confirmer la réservation tout de suite après sa création » est décochée

Une fenêtre récapitulative du brouillon s’affiche. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la réservation avec le statut Brouillon. La réservation est alors conservée sans bloquer les dates et sans générer le contrat, la facture ou l’espace voyageur.

Vous pourrez revenir ultérieurement sur ce brouillon pour le compléter puis le confirmer.

Une fois la réservation enregistrée :

• les réservations confirmées sont accessibles dans l’onglet En cours ;
• les réservations enregistrées en brouillon sont accessibles dans l’onglet Brouillons.

Vous pourrez à tout moment ouvrir une réservation en brouillon pour la compléter et la confirmer.

Faire figurer sur le contrat l’ordre du chèque et afficher l’IBAN :

• Espace adhérent > Mes biens > bloc « configuration » > Moyens de paiements

Pour le cas d’une réservation en contrat direct ou d’un paiement sur place lors d’une réservation web, vous pouvez préciser quels moyens de paiement vous souhaitez accepter. Ceux-ci seront affichés dans le contrat de location.

L’ordre pour le chèque doit être renseigné ici pour être inclus dans les documents à destination du voyageur.